Iberian-Partners.com – Belakangan ini, banyak orang tertarik mencari pekerjaan di sektor retail dan manufaktur. Salah satu profesi yang menarik perhatian mereka adalah admin purchasing.
Admin purchasing adalah salah satu profesi yang bekerja di bawah naungan departemen procurement. Profesi ini bertugas menangani kebutuhan logistik, memantau kondisi produk hingga pencatatan faktur.
Walaupun tidak sepopuler sales supervisor atau supply manager, tetapi admin purchasing cukup dibutuhkan oleh beberapa perusahaan. Tak heran, jika lowongan profesi ini semakin banyak di Indonesia baik formal sampai kesehatan.
Di samping itu, jenjang karir admin purchasing cukup menarik bagi fresh graduate ataupun karyawan baru. Agar lebih jelas mengenai pengertian hingga jenjang karir admin purchasing, silakan simak pembahasan di bawah ini.
Pengertian Admin Purchasing
Admin purchasing adalah orang yang bertugas untuk mengawasi pembelian di perusahaan maupun organisasi. Tugasnya mengumpulkan informasi dari banyak departemen, menemukan pemasok dan menentukan kebutuhan.
Selain itu, admin purchasing juga memiliki tanggung jawab dalam memberikan solusi apabila terdapat masalah pembelian. Menariknya lagi, profesi ini memiliki keterkaitan tugas dengan procurement staff.
Dari kolaborasi tersebut, nantinya mereka harus dapat bernegosiasi dengan banyak vendor atau pemasok. Agar nantinya, perusahaan mendapatkan kebutuhan secara teratur guna alur kerja yang lebih efisien.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing
Mengingat tugas utama admin purchasing adalah mengawasi proses pembelian kebutuhan perusahaan. Ternyata tidak hanya itu, mereka juga ditugaskan mengontrol kualitas produk serta transaksi dengan vendor.
Namun tugasnya juga juga disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan yang mereka tempati. Agar lebih jelas, berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab admin purchasing.
1. Membangun Hubungan dengan Vendor
Membangun hubungan dengan beberapa vendor barang menjadi tugas pertama administrasi pembelian. Tujuannya untuk memenuhi kebutuhan barang badan usaha, supaya sistem operasional tetap berjalan lancar.
2. Melaksanakan Pembelian Produk
Selanjutnya melaksanakan pembelian produk terhadap suatu barang yang terdapat pada daftar kebutuhan. Adapun, penyesuaian antara pembelian dengan jumlah serta biaya dari pembelian suatu produk.
3. Memastikan Kualitas Produk
Administrator pembelian juga memastikan kualitas produk, di mana barang harus selalu dicek baik mengalami kerusakan atau tidak. Apabila barang mengalami kerusakan admin akan bersedia bertanggung jawab mengurus pengembaliannya.
Tidak hanya itu, profesi ini juga memastikan produk sampai tepat waktu sehingga sistem operasional perusahaan tetap berjalan. Apabila terjadi keterlambatan, admin siap untuk komplain terhadap pemasok atau vendor.
4. Memastikan Kepatuhan Terhadap Hukum
Tugas dan tanggung jawab lain admin purchasing adalah memastikan pembelian barang tetap patuh terhadap hukum. Contohnya, kebijakan kota A menyatakan bahwa badan usaha hanya dapat membeli kebutuhan dengan produk senilai maksimum Rp10.000.000 dalam waktu sebulan.
Maka administrator perlu memastikan kebijakan tersebut dengan melihat pengeluaran badan usaha guna persediaan setiap bulanya. Selain itu, profesi ini memastikan juga bahwa semua pembelian konsisten terhadap kebijakan hukum.
5. Mengecek Ketersediaan Barang
Tidak hanya mengawasi pembelian barang saja, namun tugas dan tanggung jawab administrator purchasing juga mengecek ketersediaan barang. Artinya, mereka secara rutin harus selalu melihat jumlah ketersediaan barang.
6. Membuat Laporan Pembelian
Tugas selanjutnya adalah membuat laporan pembelian, di mana laporan harus tersusun dengan detail dan benar. Di dalamnya berisikan daftar berbagai barang beserta rincian harga dan jumlahnya.
Tidak hanya itu, laporan pembelian juga nantinya akan dibuat oleh administrator purchasing untuk laporang keuangan. Maka dari itu, tanggung jawab dalam membuat report pembelian memerlukan ketelitian.
7. Membuat Dokumentasi Pembelian
Mendokumentasikan setiap faktor, work order, purchase order sampai invoice juga termasuk tugas administrator purchasing. Dokumen tersebut, nantinya diperlukan untuk membuat laporan keuangan pembelian barang.
8. Mengatur Pembayaran
Tugas terakhir administrator purchasing adalah mengatur dan melakukan pembayaran kebutuhan barang. Hal ini, dibutuhkan ketelitian untuk terhindar dari masalah keuangan seperti kekurangan atau kehilangan.
Skill Admin Purchasing
Menjalankan peran sebagai administrator pembelian, tentu memerlukan beberapa skill untuk pengelolaan transaksi dengan lancar dan efisien. Di samping itu, negosiasi adalah kemampuan terpenting guna mendapatkan harga terbaik.
Dengan adanya beberapa kemampuan tersebut, dapat meningkatkan pendapatan atau penghasilan badan usaha. Skill yang dibutuhkan menjadi seorang admin purchasing antara lain:
1. Negosiasi
Skill negosiasi sangat penting bagi seorang administrator pembelian suatu perusahaan, agar nantinya mendapatkan harga terbaik. Di samping itu, keuntungan juga didapatkan atas kesepakatan apabila mendapatkannya.
2. Pemahaman Proses Pembelian
Pemahaman secara mendalam proses pembelian menjadi salah satu skill penting bagi profesi ini. Karena mereka akan berinteraksi dengan banyak vendor, sehingga tidak ketinggalan tentang tren, pasar maupun harga terbaru.
3. Analisis
Skill analisis dibutuhkan oleh seorang administrator pembelian, sebab berguna untuk mengevaluasi vendor. Agar nantinya, mereka dapat memahami kontrak dan membuat keputusan berdasarkan informasi.
Kualifikasi Admin Purchasing
Meskipun banyak orang beranggapan bahwa tugas administrator purchasing terlihat sepele. Ternyata tanggung jawabnya bisa berisiko terhadap kerugian perusahaan, di mana tugasnya tak terselesaikan. Demi menghindarinya, maka banyak perusahaan menetapkan kualifikasi admin purchasing di antaranya:
- Mempunyai pengetahuan tentang fungsi purchasing.
- Berpendidikan di bidang studi bisnis atau manajemen.
- Memiliki keahlian interpersonal yang baik.
- Paham terhadap dasar-dasar partnership dan bisnis.
- Menguasai kemampuan dalam mengelola sistem supply manajemen.
- Mempunyai skill komunikasi nonverbal dan verbal yang baik.
Dengan mengetahui beberapa kualifikasi di atas, tentunya kalian bisa menyiapkan diri seperti mengasah beberapa skill yang dibutuhkan. Terlebih, ketentuannya tidak terlalu berat apabila telah menempuh pendidikan dalam bidang manajemen atau bisnis.
Jenjang Karir Admin Purchasing
Jenjang karir admin purchasing terlihat jelas, karena mereka biasanya akan menerima jabatan baru sebagai purchasing officer setelah bekerja antara 2 sampai 3 tahun. Tidak sampai disitu, adapun jabatan lain yang bisa didapatkan seperti purchasing atau supply chain manager.
Dengan begitu jenjang karirnya cukup menarik, sebab hampir semua bidang industri memerlukan profesi tersebut. Tak heran bukan, jika banyak orang mengincar pekerjaan sebagai administrator purchasing.
Gaji Admin Purchasing
Setelah membahas seluk beluk administrator purchasing, tentunya kalian juga ingin mengetahui besaran gaji untuk profesi ini. Terlebih, ketertarikan mendalami bidang purchasing.
Gaji admin purchasing sebesar Rp4.000.000 hingga Rp8.000.000 perbulan, tetapi tidak menutup kemungkinan bisa lebih tinggi. Apabila kalian memiliki pengalaman lebih banyak terkait profesi ini. Selain itu, besaran gaji juga bergantung pada lokasi dan tempat kerja atau badan usaha.
Lowongan Kerja Admin Purchasing
Mengingat besaran gaji administrator purchasing cukup besar, tentu kalian ingin mencoba mendaftarkan diri di beberapa perusahaan. Maka dari itu, Iberian-Partners akan memberikan informasi lowongan pekerjaannya di laman ini.
Di dalam laman tersebut, nantinya akan muncul beberapa lowongan kerja administrator purchasing di Indonesia. Perlu diperhatikan perihal syarat dan kualifikasinya, tentu akan berbeda-beda tergantung badan usaha bergerak pada bidang apa.
Kesimpulan
Itulah pembahasan tentang pengertian, tugas, tanggung jawab, skill, kualifikasi, jenjang karir hingga lowongan kerja admin purchasing. Secara keseluruhan, profesi tersebut adalah orang yang mengawasi proses pembelian kebutuhan suatu badan usaha atau perusahaan.
Editor: Ari
