Iberian-Partners.com – Setiap perusahaan pastinya akan memiliki beberapa divisi. Salah satu divisi penting dalam perusahaan adalah General Affair. Bagi kalian yang belum mengetahui General Affair, di artikel ini kami akan bahas secara lengkap terkait pengertian, tugas, gaji maupun loker General Affair.
Perusahaan memang memiliki banyak sekali karyawan yang terbagi menjadi beberapa divisi. Dengan adanya divisi, semua tugas atau pekerjaan kantor akan lebih cepat terselesaikan. Divisi pada sebuah industri juga harus memiliki tugas serta tanggung jawab jelas, agar nantinya tidak terjadi kesamaan tugas dengan divisi lainnya.
Terkait divisi General Affair, divisi ini memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan. Sesuai namanya, General Affair juga bisa disebut dengan bagian umum. Dengan kata lain, tugas daripada General Affair adalah untuk mengurus semua kebutuhan operasional kantor. Untuk tugas lengkapnya, nanti akan kami informasikan kepada kalian semua.
Bukan hanya itu saja, informasi terkait besaran gaji didapat serta informasi lowongan kerja General Affair tentunya bisa kalian dapatkan di artikel ini. Baiklah, tanpa basa-basi lagi lebih baik langsung saja kita masuk ke pembahasan lengkap mengenai pengertian General Affair berikut ini.
General Affair Adalah
Pada pembahasan awal kami akan langsung masuk ke pembahasan utama mengenai pengertian General Affair. General Affair adalah suatu jabatan dengan peranan penting dalam pengelolaan perusahaan. Dalam hal ini, General Affair biasanya bertanggung jawab mengurus segala hal yang berkaitan dengan operasional kantor.
Guna memahami lebih dalam terkait General Affair, GA sendiri menjadi posisi dalam industri yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum Human Resource Development (HRD) atau kepala operasional. Bahkan, GA juga bisa menduduki posisi Purchasing.
Pada pelaksanaannya, GA memiliki ruang lingkup pekerjaan cukup luas, seperti meliputi mengurus fasilitas kantor, pengadaan kebutuhan operasional kantor maupun lainnya. Disamping itu, General Affair juga harus melakukan SO (Stock Opname) guna persediaan barang perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Setelah mengetahui informasi terkait General Affair adalah, berikutnya kita bahas juga mengenai tugas serta tanggung jawab General Affair. Diatas juga sudah kami singgung sedikit, bahwa pada pelaksanaannya, General Affair bertugas sebagai penyedia semua kebutuhan operasional kantor.
Kebutuhan tersebut meliputi alas tulis, kebersihan serta kebutuhan lainnya. General Affair juga bertanggung jawab untuk melakukan Stock Opname guna mengetahui persediaan operasional kantor. Selain itu, masih ada beberapa tugas serta tanggung jawab General Affair, diantaranya sebagai berikut.
1. Pengadaan Barang / Fasilitas
Tugas pertama dari seorang General Affair adalah mengurus pengadaan barang atau fasilitas kantor. Pengadaan barang ini dimulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, sampai pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Disamping itu, laporan pengajuan, pengadaan sampai LPJ juga dilakukan oleh General Affair.
2. Inventaris Fasilitas serta Aset
Semua jenis pendataan inventaris fasilitas maupun aset kantor juga sudah menjadi tugas GA. Pendataan seperti dengan menggunakan program inventaris barang memiliki tujuan guna mengetahui jumlah, kondisi serta kelayakan fasilitas / aset untuk dipertahankan.
3. Perawatan serta Pemeliharaan Aset / Fasilitas
Tugas serta tanggung jawab General Affair berikutnya adalah melakukan pemeliharaan serta perawatan barang fasilitas kantor. General Affair akan melakukan pengecekan rutin setiap kelayakan maupun kepatutan setiap divisi dalam menggunakan fasilitas kantor.
4. Membuat Laporan Anggaran dan LPJ
Kemudian tugas GA berikutnya adalah membuat laporan anggaran secara berkala terkait semua inventaris kantor. Disamping itu, LPJ untuk setiap pembelian maupun pengadaan barang harus dibuat juga secara rinci.
5. Mengurus Perizinan
Bekerja sebagai staff General Affair juga memiliki tugas untuk mengurus segala jenis perizinan perusahaan. Perizinan tersebut meliputi legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan serta perizinan lain terkait semua kegiatan perusahaan.
6. Membuat SOP
General Affair atau GA memiliki tugas lain untuk membuat sistem kerja dalam hal perawatan, pemeliharaan maupun penggunaan fasilitas kantor. SOP dimaksud berkaitan dengan ceklist, jadwal perawatan aset bergerak serta lain sebagainya.
7. Menjalin Komunikasi dengan Pihak Luar
Tugas serta tanggung jawab GA lainnya adalah menjaga hubungan baik degan pihak luar. Pihak luar disini termasuk juga supplier, vendfor, pemerintah daerah, ormas, kepolisian serta beberapa pihak lain yang bersinggungan dengan perusahaan.
8. Survey Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai
Untuk tugas serta tanggung jawab GA terakhir adalah melakukan survey terkait tingkat kepuasan serta kesejahteraan pegawai. Survey dilakukan mencakup semua jenis fasilitas diberikan, kemudian kebersihan, ketersediaan kebutuhan kantor serta lain sebagainya.
Lalu keefektifan program benefit untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai seperti tersedianya fasilitas Earned Wage Access untuk pencairan gaji lebih awal.
Fungsi General Affair
Jika kalian sudah memahami informasi diatas mengenai pengertian General Affair adalah maupun tugas serta tanggung jawabnya, berikutnya kita bahas mengenai fungsi daripada GA ini. Walaupun bisa dikatakan bahwa sekilas divisi GA kurang diminati, akan tetapi sebenarnya divisi GA memiliki fungsi penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan. Ada beberapa fungsi General Affair, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Melakukan Pemeliharaan dan Perawatan Aset
Berbicara mengenai fungsi, sebenarnya tidak berbeda jauh dengan tugas serta tanggung jawabnya. Fungsi utama dari jabatan GA adalah melakukan pemeliharaan serta perawatan aset maupun fasilitas kantor.
General Affair ini akan menganalisa serta melakukan penilaian terhadap kondisi semua fasilitas kantor. Dapat dikatakan untuk setiap pengadaan barang maupun fasilitas baru, semuanya harus melalui asesmen jabatan ini.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui kelayakan barang lama, apa masih bisa digunakan atau memang sudah harus diperbaharui. GA juga melakukan pengecekan terhadap kebersihan, kerapian serta kondisi setiap fasilitas di dalam perusahaan.
Hal ini termasuk fasilitas dari kantor, kamar mandi, gudang, kelistrikan serta semua aset kantor baik bergerak maupun tetap.
2. Membuat Laporan Berkala
Fungsi berikutnya adalah membuat laporan secara berkala. Laporan ini meliputi laporan bidang anggaran maupun keperluan anggaran. Laporan harus terdiri dari aset serta beban biaya dikeluarkan oleh perusahaan.
General Affair juga harus mengetahui kapan fasilitas diberhentikan penggunaannya serta kapan digantikan dengan fasilitas baru. Laporan dibuat adalah laporan berkala yang dilakukan setiap periode sesuai ketentuan.
3. Membantu Urusan Perizinan
Terkait akan perizinan, divisi GA akan mengurus semua jenis perizinan yang diperlukan terkait kegiatan perusahaan. Dapat dikatakan GA juga adalah humas yang bertugas membina hubungan baik dengan masyarakat serta petugas berwenang dalam hal perizinan. Pihak ini meliputi, Pemda, Ormas, Kepolisian, Wartawan serta lainnya.
4. Menjalin Hubungan Baik dengan Pihak Luar
Fungsi berikutnya adalah menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak luar. Ini termasuk citra perusahaan, untuk setiap individu maupun lingkungan yang bersinggungan langsung dengan perusahaan.
Staff GA disini berperan sebagai jembatan antara perusahaan dengan pihak lain seperti Supplier, Jasa maupun vendor serta lainnya. Dalam hal ini GA memiliki wewenang untuk mengadakan tender, khususnya untuk pengadaan fasilitas kantor.
5. Memastikan Aktivitas Kantor Berjalan Lancar
Lalu untuk fungsi terakhir adalah memastikan kegiatan industri berjalan lancar. Disini GA juga diberi wewenang untuk mengatur setiap divisi di bawahnya. Mengatur disini berkaitan dengan penerapan SOP serta kebijakan penggunaan fasilitas. Ini diperlukan untuk mengontrol risiko kerusakan fasilitas serta kelancaran kegiatan perusahaan.
Keahlian General Affair
Lanjut ke pembahasan berikutnya adalah mengenai keahlian yang harus dimiliki oleh General Affair. Seorang GA tentunya diharapkan memiliki keterampilan khusus, diantaranya adalah sebagai berikut.
- Teliti, ulet
- Jujur
- Memiliki kemampuan pemecahan masalah yang baik
- Memiliki pengalaman guna mengurus pengadaan barang dengan baik di setiap departemen
- Berkemampuan menyusun, mencatat pembelian, melakukan penilaian perawatan aset dengan baik
- Mempunyai kemampuan komunikasi interpersonal baik
- Bisa berkomunikasi dengan baik dan efektif
- Mampu mengatur manajemen waktu dengan baik
- Memahami teknik lobi maupun negosiasi dengan baik
Jenjang Karir General Affair
Menjadi seorang General Affair adalah pilihan tepat, hal ii dikarenakan posisi ini memiliki jenjang karir yang jelas. Nah, berikut jenjang karir sebagai General Affair yang bisa diketahui.
1. Staff GA
Staff GA menjadi karir awal seorang GA. Seorang Staff GA hanya bekerja dengan satu unit saja lalu targetnya pun terbilang cukup sedikit.
2. Supervisor GA
Kemudian kedua ada Supervisor GA. Posisi ini jelas memiliki tugas serta tanggung jawab lebih banyak dibandingkan dengan Staff GA.
3. Manager GA
Berikutnya Manager GA. Manager GA memiliki tanggung jawab membuat konsep pekerjaan, mengawasi pekerjaan hingga kinerja Staff GA.
4. Head of GA
Jenjang karir terakhir ada Head of GA. Posisi ini adalah posisi paling tinggi. Tugasnya melakukan koordinasi pekerjaan sampai membuat laporan rutin bersama pimpinan maupun divisi lainnya.
Gaji General Affair
Kemudian kita akan bahas mengenai gaji dari GA. Besaran gaji didapat bisa dikatakan cukuplah besar, bahkan ada mencapai angka diatas Rp 30.000.000. Besaran gaji tersebut tentunya sangat jauh jika dibandingkan gaji pegawai bank BRI. Nah lebih jelasnya, di bawah bisa kalian lihat informasi gaji GA untuk beberapa posisi.
| Jabatan | Kisaran Gaji per Bulan |
|---|---|
| Asisten GA | Rp 5.000.000 – Rp 10.000.000 |
| Staff GA | Rp 6.000.000 – Rp 12.000.000 |
| Spesialis GA | Rp 8.000.000 – Rp 15.000.000 |
| Koordinator GA | Rp 10.000.000 – Rp 18.000.000 |
| GA Supervisor | Rp 12.000.000 – Rp 20.000.000 |
| GA Manager | Rp 20.000.000 – Rp 30.000.000 |
| GA Director | Diatas Rp 30.000.000 |
| GA Consultant | Besaran gaji tergantung dari proyek atau perusahaan yang menjalin kerjasama |
Rentang penghasilan diatas bisa bervariasi berdasarkan pada faktor-faktor tambahan, seperti lokasi geografis, ukuran perusahaan, maupun industri berkaitan. Akan tetap secara umum, gaji GA akan naik seiring dengan kenaikan karir, lama pengalaman kerja berikut tanggung jawab dimiliki.
Jurusan yang Berkaitan dengan General Affair
Khusus bagi kalian yang tertarik untuk menjadi seorang GA, kalian tentunya harus mengetahui apa saja jurusan sekolah yang berkaitan dengan posisi ini.
Ini bisa menjadi planning kalian jika ingin bekerja sebagai GA. Pertama kalian harus bisa menguasai beberapa keahlian, seperti bisnis, manajemen berikut juga perkantoran.
Maka dari itu, jurusan paling tepat untuk bisa menjadi GA adalah Pendidikan Administrasi Bisnis, Manajemen Bisnis berikut Administrasi Perkantoran.
Beberapa jurusan tersebut benar-benar harus dikuasai karena perusahaan penyedia biasanya akan lebih mengutamakan kualifikasi skill atau keterampilan dalam hal tersebut.
Tips Melamar Posisi General Affair Biar Diterima
Harapan besar bagi para pelamar kerja tentunya adalah diterima. Nah, dalam hal ini, terkadang segalanya tidak sesuai ekspektasi. Maka dari itu, disini kita harus bisa mempersiapkan semuanya dengan matang ketika akan melamar pekerjaan, khususnya di posisi GA. Ada beberapa tips yang bisa kalian ikuti agar bisa diterima di posisi tersebut, diantaranya:
1. Lengkapi Berkas Lamaran
Melamar kerja tentunya membutuhkan beberapa berkas atau dokumen penting, seperti surat lamaran kerja, Curriculum Vitae (CV), dokumen pendukung lain sebagainya. Kelengkapan berkas lamaran bisa menjadi faktor untuk recruiter memberikan kalian kesempatan melaju ke tahap berikutnya.
2. Kuasai Keahlian yang Telah Menjadi Kualifikasi Khusus
Seperti dijelaskan diatas bahwa untuk menjadi General, ada beberapa kualifikasi khusus yang menjadi acuan. Untuk itu kalian harus benar-benar mendalaminya, seperti mengasah keahlian di bidang administrasi berikut manajemen bisnis kantoran.
Biasanya recruiter akan menanyakan terkait apa keahlian dimiliki. Jika kalian berhasil menjawab pertanyaan tersebut secara detail, bukan tidak mungkin kalian akan diterima kerja di posisi tersebut.
3. Bersikap Tenang dan Percaya Diri
Tips terakhir tetap tenang selalu percaya diri. Sikap seperti ini tentu akan membuat kita semakin mantap juga tenang ketika menjawab semua pertanyaan di sesi wawancara. Ini menjadi modal apik untuk membuat recruiter memberikan kesempatan menduduki posisi jabatan dibutuhkan di perusahaan tersebut.
Info Loker General Affair Terbaru
Nah sampailah kita di pembahasan terakhir, yakni mengenai informasi loker GA. Bagi kalian yang membutuhkan informasi lowongan pekerjaan di posisi ini, kalian tentu bisa mengunjungi halaman ini. Ada banyak sekali info loker terbaru paling update berbagai perusahaan di seluruh Indonesia.
Sebelum melamar kerja di posisi tersebut, kami sarankan untuk mendalami lebih dulu kualifikasi yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut. Jabatan sebagai GA kebanyakan membutuhkan mereka yang memiliki keahlian manajemen, administrasi, pengarsipan maupun penguasaan bahasa asing.
Nah jika keahlian tersebut bisa kalian kuasai, maka besar kemungkinan lamaran kerja akan diterima dan kalian bisa diberi kesempatan bergabung di perusahaan tersebut. Jangan lupa juga untuk mempersiapkan berkas lamaran lengkap berikut dokumen pendukung lainnya.
Kesimpulan
Mengenai pembahasan terkait General Affair adalah, tugas, fungsi maupun lain sebagainya, disini dapat disimpulkan bahwa jabatan GA adalah posisi penting di setiap perusahaan. Tugas maupun tanggung jawab diemban pun sangatlah besar, karena akan memiliki dampak pada perkembangan perusahaan tersebut.
Editor: Ari | Penulis: Indra
Jangan lupa untuk kunjungi kami di Google News serta gabung Channel Telegram untuk mendapatkan informasi lowongan kerja terbaru.
