Iberian-Partners.com – Kalian tentu sudah tidak asing lagi dengan salah satu profesi pekerjaan satu ini, yaitu Resepsionis. Secara sederhana, Resepsionis adalah seseorang yang bertugas sebagai penyambut tamu.
Namun untuk pengertian Resepsionis secara detail, nanti akan kami bahas di artikel kali ini. Bahkan, informasi lain terkait tugas, tanggung jawab, fungsi dan lain sebagainya juga akan kami ulas secara lengkap disini.
Buat kalian yang mungkin bertanya-tanya mengenai apa itu Resepsionis, kalian bisa terus simak artikel kali ini sampai akhir. Bekerja sebagai receptionist memang kita dituntut untuk melakukan tugas dengan baik sesuai SOP berlaku di perusahaan tersebut.
Hampir setiap perusahaan akan memiliki karyawan yang ada di posisi ini. Nah daripada penasaran mengenai Resepsionis adalah, tugas, tanggung jawab, fungsi dan lainnya. Langsung saja kita masuk ke ulasan lengkap yang sudah kami siapkan berikut ini.
Resepsionis Adalah
Sebelum kita masuk ke pembahasan lainnya, disini kami akan bahas lebih dulu mengenai pengertian daripada Resepsionis. Resepsionis adalah profesi pekerjaan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani serta memberikan informasi kepada tamu, pelanggan atau pihak berkepentingan terkait tujuan yang diingini.
Pada umumnya, seorang receptionist akan ditempat di lobi atau meja kantor di bagian depan dan ruang-ruang tunggu di sebuah gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini juga dikenal dengan istilah lain, yaitu Front Desk Agent.
Melakukan tugas sebagai penerima tamu mungkin terlihat sepele, akan tetapi pekerjaan ini sebenarnya cukup penting. Karena, kalian harus berperan sebagai bagian terdepan serta orang pertama yang akan berinteraksi dengan pengunjung. Sehingga disini kalian juga harus bisa menjadi representasi yang baik dari tempat kalian bekerja.
Terkait pengertian lainnya, dilansir dari beberapa sumber terpercaya, Resepsionis adalah seseorang yang mengelola urusan administrasi serta front desk suatu perusahaan. Jika diartikan Front Desk sendiri adalah meja utama yang ada di gedung maupun hotel.
Fungsinya adalah sebagai tempat awal bertemunya tamu dengan pihak perusahaan untuk pertama kalinya. Nah disini receptionist akan berperan sebagai representasi perusahaan. Sebutan lain Resepsionis diantaranya Front Office atau Administrative Assistant.
Contoh Resepsionis
Setelah kalian mengetahui informasi diatas terkait Resepsionis adalah, berikutnya kita masuk ke pembahasan berikutnya, yaitu mengenai contoh Resepsionis. Perlu diketahui disini bahwa ada beberapa contoh atau tipe receptionist yang umum kita jumpai.
Berbeda tipe, maka beda pula tugas yang dijalani. Perbedaan ini umumnya ada pada jenis perusahaan atau industri tempat mereka bekerja. Nah di bawah ini ada beberapa contoh Resepsionis yang sering kita jumpai.
1. Medical Resepsionis
Pertama ada Medical Resepsionis. Sesuai dengan namanya, profesi ini dipekerjakan di lembaga klinik atau rumah sakit. Tugasnya adalah untuk mengarahkan konsumen ke bagian pelayanan sesuai kebutuhan mereka serta menyediakan informasi dibutuhkan. Medical Resepsionis juga kerap membantu keperluan data administrasi pasien.
2. Resepsionis Hotel
Berikutnya ada Resepsionis Hotel. Tugas utama receptionist Hotel adalah melayani pemesanan kamar para tamu, memperbarui data tamu serta membantu proses check out tamu. Selain itu, Resepsionis Hotel juga perlu melayani tamu semaksimal mungkin dengan cara menjawab setiap pertanyaan para tamu.
3. Resepsionis Perusahaan
Lalu untuk contoh terakhir adalah Resepsionis Perusahaan. Profesi ini bisa kita jumpai ketika mengunjungi sebuah gedung perkantoran atau perusahaan. Tugas utama mereka adalah menerima panggilan telepon atau pesan dari tamu, memberi petunjuk sesuai keperluan tamu serta melakukan data entry.
Tugas dan Tanggung Jawab
Lanjut ke pembahasan berikutnya adalah mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai seorang Resepsionis. Terkait tugas dan tanggung jawab, dilansir dari Workable, SHRM dan Forbes, tugas sebagai seorang receptionist diantaranya adalah sebagai berikut.
- Menyambut tamu atau pengunjung di Front Desk dengan cara menyapa, mengarahkan dan memberikan informasi dengan jelas dan tepat.
- Meneruskan panggilan penting ke staff terkait serta mencatat beberapa pesan berkenaan dengan janji pertemuan atau keperluan penting lainnya.
- Menerima dan menyortir email harian.
- Membantu menjawab semua pertanyaan dari tamu atau pengunjung dengan informasi yang akurat.
- Menerima surat, dokumen, paket dan pengiriman kurir serta mengantarkan maupun mendistribusikan barang.
- Melakukan tugas administrasi seperti input data tamu atau pengunjung.
- Melakukan pengarsipan dasar serta pencatatan.
- Menangani pertanyaan dan keluhan melalui telepon, email maupun korespondensi umum.
Mengenai informasi tugas dan tanggung jawab receptionist diatas, bisa disimpulkan bahwa menjadi resepsionis artinya harus siap menyediakan pengalaman terbaik bagi para tamu dan mengerjakan tugas administrasi sesuai dengan SOP berlaku.
Skill yang Harus Dimiliki Sebagai Resepsionis
Berbicara mengenai skill atau keahlian, sebagai seorang Resepsionis, kita tentu dituntut untuk memiliki beberapa keahlian. Dimana ini nantinya akan menunjang jenjang karir dikedepannya. Nah skill yang harus dimiliki sebagai receptionist diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik. Sebagai receptionist, pekerjaan ini tidak akan lepas dari yang namanya komunikasi. Untuk itu, kalian harus bisa berkomunikasi dengan baik karena kita bisa menemui beberapa tamu dengan sifat-sifat yang berbeda-beda.
Keahlian dalam menjelaskan atau membagikan informasi juga merupakan hal penting yang harus bisa disampaikan dengan jelas dan mudah dipahami oleh para tamu.
2. Customer Service Skill
Kemampuan berikutnya adalah Customer Service Skill. Kemampuan ini meliputi beberapa keahlian penting, diantaranya:
- Empati
- Komunikasi persuasif
- Komunikasi verbal dan non-verbal
- Resolusi konflik
- Active Listening
- Emotional Intelligence
Sama halnya dengan CS, profesi ini juga menuntut kalian untuk bisa memberikan pelayanan terbaik dan profesional kepada tamu.
3. Microsoft Office
Kemampuan berikutnya adalah kemampuan teknis, yakni pengoperasian Microsoft Office. Lain pekerjaan maka lain pula sistem serta Software yang digunakan. Melihat dari tugas, receptionist juga akan melakukan pekerjaan seperti input data, pencatatan hal penting serta lain sebagainya. Untuk itu keahlian dalam Microsoft Office ini sangatlah diperlukan.
4. Kemampuan Interpersonal
Lanjut ke poin berikutnya adalah kemampuan interpersonal. Kemampuan ini pada dasarnya adalah kemampuan untuk komunikasi secara efektif. Bisa dikatakan lebih dari sekedar komunikasi, namun juga menitikberatkan pada kemampuan kalian untuk berinteraksi dengan orang lain, baik secara individu maupun kelompok.
5. Kemampuan Pemecahan Masalah
Dan kemampuan terakhir adalah pemecahan masalah. Profesi ini tentu akan mengalami berbagai rintangan, mulai dari komplain tamu, keterbatasan informasi sampai masalah pada Software.
Sudah menjadi tugas kalian untuk mengarahkan serta menyarankan alternatif solusi agar bisa menemukan jalan keluar. Pada intinya, Resepsionis adalah profesi yang bukan hanya sekedar menyambut tamu, namun lebih dari itu, mereka adalah sumber informasi yang bisa diandalkan oleh banyak pihak.
Kualifikasi
Untuk pembahasan terakhir yaitu terkait kualifikasi dibutuhkan sebagai seorang Resepsionis. Kualifikasi dibutuhkan disini bisa bervariasi tergantung pada jenis organisasi maupun industri tempat mereka bekerja. Secara umum, di bawah ini beberapa kualifikasi dibutuhkan sebagai seorang receptionist.
- Kemampuan berkomunikasi yang baik
- Kemampuan multitasking
- Keterampilan dalam berorganisasi
- Ahli dalam bidang teknologi
- Pengalaman kerja di bidang serupa
- Kemampuan berbahasa asing yang baik
- Keramahan dan etika kerja
- Pengetahuan luas mengenai produk dan layanan
- Kemampuan pemecahan masalah
- Pendidikan
Penting diketahui bahwasanya kualifikasi ini bisa bervariasi berdasarkan pada tempat dan industri kerja. Jika kalian tertarik mendaftar sebagai resepsionis, kalian bisa melihat informasi lowongan kerja resepsionis di halaman ini.
Ada banyak informasi loker untuk posisi ini atau posisi pekerjaan lain. Selain itu, kalian juga bisa memahami lebih detail terkait syarat serta cara melamar kerja di posisi tersebut.
Kesimpulan
Mengenai pembahasan diatas, disini dapat disimpulkan bahwa Resepsionis adalah salah satu profesi pekerjaan yang membutuhkan keahlian dalam beberapa bidang, baik itu komunikasi maupun kemampuan teknis lainnya.
Bisa dikatakan bahwa hampir setiap perusahaan atau industri membutuhkan posisi Resepsionis. Maka dari itu, pahami juga beberapa kualifikasi serta persyaratan dibutuhkan untuk melamar kerja sebagai receptionist.
