Iberian-partners.com – Tinggal berada di zaman teknologi modern membuat perusahaan memiliki banyak alat atau sistem untuk mengatasi pekerjaan lebih mudah dan aman. Salah satunya adalah dengan HRIS.
Istilah HRIS sendiri dikenal sebagai tool para pekerjaan di bidang human resource. Meski begitu, alat ini telah dipakai oleh semua perusahaan, lembaga, instansi, atau departemen sekaligus.
Hal ini dikarenakan HRIS memiliki banyak fungsi bagi semua orang yang bekerja di suatu perusahaan. Meski banyak perusahaan yang telah memakainya HRIS, namun sebagian dari kita belum mengetahuinya secara pasti.
Lalu, apa yang dimaksud dengan HRIS? Apakah manfaatnya terasa bagi perusahaan? Untuk mengetahui secara lengkap, kami akan berikan penjelasan mengenai hal tersebut di artikel ini. Bagi kamu yang penasaran, simak terus tulisan ini hingga selesai.
Pengertian HRIS
Untuk pengertian istilah di atas, sebenarnya telah diartikan oleh beberapa sumber. Dari apa yang kami baca, bahwasanya HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System yang dipakai oleh tim HR mengelola data karyawan, proses sumber daya manusia, hingga pengambilan keputusan.
Baca juga: Store Superintendent Adalah, Pengertian, Tugas, Gaji dan Karir
Dalam dunia teknologi, Human Resource Information System merupakan perangkat lunak dari perpaduan sistem teknologi. Ada seorang ahli yang memberi keterangan bahwa istilah HRIS merupakan salah satu bentuk teknologi.
Pendapatnya berasal dari Snell dan Bohlander (2010), ia mengatakan bahwa HRIS disebut sebagai komputerisasi yang memuat data terbaru serta akurat untuk tujuan pengendalian serta pengambilan keputusan.
Fitur HRIS bagi Perusahaan
Dengan adanya Human Resource Information System, perusahaan tidak perlu lagi melakukan input dan mengolah data secara manual. Secara umum, informasi yang di masukkan ke sistem, maka secara otomatis terjaga keamanannya di cloud.
Tersedianya keamanan yang canggih, maka para HR atau perusahaan tidak perlu khawatir lagi data dicuri oleh orang lain. Selain itu, penggunaan Human Resource Information System saat ini bisa meningkatkan fungsi bisnis perusahaan.
Karena perkembangan teknologi terus meningkat, saat ini ada banyak sekali software HRIS. Meski ada banyak jenisnya, namun fitur yang ada di software secara umum tidak jauh beda. Di bawah ini adalah beberapa fitur dari Human Resource Information System:
- Master data management (MDM)
- Organizational management
- Employee self-service
- Absence and leave management
- Recruiting and applicant tracking
- Compensation management
- Training tracking
- Analytics
Manfaat HRIS bagi Perusahaan
Dari beberapa fitur yang ada, tidak semuanya digunakan oleh perusahaan atau pun karyawan di HR. Namun, tetap penting dalam penggunaan alat tersebut untuk kelancaran bekerja.
Setidaknya Human Resource Information System punya beberapa manfaat bagi perusahaan, antara lainnya yakni:
Pengajuan Cuti dan Izin
Apabila kamu menggunakan HRIS, maka para karyawan bisa mengajukan cuti maupun izin tanpa harus menyampaikan pada pimpinan. Di software ini tersedia fitur khusus untuk melihat berapa banyak sisa cuti karyawan dalam satu tahun.
Dengan adanya Human Resource Information System setidaknya tidak membuat karyawan lupa berapa hari cuti yang telah diambil. Segala pengajuan dilakukan secara online yang tentunya membuat proses cepat dan mudah.
Daftar Hadir
Tidak hanya untuk proses pengajuan cuti, namun dari software Human Resource Information System bisa dibuat untuk daftar hadir atau absensi bagi karyawan di kantor. Terlebih lagi bagi karyawan yang sedang bekerja dari rumah satu WFH.
Pada dasarnya, software HRIS bisa dipakai melalui perangkat apa pun dan bisa diakses di mana pun karyawan berada. Biasanya suatu perusahaan membuat software ini menjadi suatu aplikasi agar penggunaannya lebih mudah.
Pengumuman Perusahaan
Kemudian, manfaat ketiga dari Human Resource Information System adalah bisa sebagai papan informasi perusahaan. Jadi, apabila perusahaan ingin menyampaikan sesuatu mengenai projek pekerjaan, bisa melalui software tersebut.
Para karyawan atau pegawai pun tidak perlu khawatir pengumuman dari perusahaan hilang begitu saja. Pasalnya melalui HRIS ini, semua data akan tersimpan dengan baik yakni melalui cloud.
Integrasi antar Karyawan
Manfaat berikutnya dari HRIS adalah bisa memberi informasi mengenai jadwal sesama karyawan, terlebih lagi saat pengambilan masa cuti. Dengan adanya informasi tersebut, maka pimpinan perusahaan bisa menentukan waktu untuk rapat atau meeting.
Saat kamu menjadi HR di perusahaan multinasional dengan karyawan yang punya tanggal merah berbeda-beda, maka akan lebih mudah tahu kapan karyawan masuk kantor atau tidak.
Aplikasi HRIS Terbaik
Setelah membaca manfaat di atas, sudah dipastikan semua tempat kerja akan terbantu dengan adanya software HRIS. Apabila kamu sedang menjadi Human Resource di suatu perusahaan dan ingin memakai software tersebut, kami akan rekomendasikan beberapa aplikasi HRIS terbaik di bawah ini:
UZIO
Aplikasi pertama adalah UZIO yang di mana paling mudah digunakan. Selain mudah, aplikasi ini bisa didapatkan dengan harga murah. Dalam penggunaannya, UZIO memakai sistem informasi cloud-based yang sangat bagus untuk bisnis segala ukuran.
Ada beberapa fitur yang telah tersedia di aplikasi UZIO, antara lain mployee onboarding, records management, time & attendance management, dan lain sebagainya. Untuk dapatkan semua fitur, kamu cukup siapkan biaya Rp. 70.000 tiap bulannya.
Sapling
Aplikasi kedua adalah Sapling, di mana tool ini sangat cocok bagi perusahaan bisnis skala menengah dan punya kantor di beberapa negara berbeda. Sudah tentu, aplikasi ini sangat direkomendasikan.
Pada dasarnya, Sapling merupakan aplikasi yang punya tool sebagai workflow assignment di seluruh karyawan yang tergabung. Apalagi, aplikasi ini bisa terintegrasi dengan software lain, misalnya payroll software, time tracking sofware, hingga applicant tracking system
EnterpriseAxis
Rekomendasi terakhir, ada sebuah aplikasi HRIS bernama EnterpriseAxis. Adapun untuk sistem operasinya menggunakan Software as a Service (SaaS). Dengan sistem tersebut, membuka aplikasi punya keunggulan dari informasinya.
Namun, perlu diketahui bahwa aplikasi EnterpriseAxis punya kelemahan di bagian UX. Sebuah bagian untuk pengguna bisa berinteraksi dengan produk atau layanan yang digunakan. Meski begitu, fitur di aplikasi tetap berguna serta lengkap.
Tips Memilih Aplikasi HRIS
Ketika mendapat rekomendasi di atas, tentu kamu merasa bingung untuk menentukan pilihan. Supaya tidak bimbang, kami bantu berikan tips dalam memilih aplikasi HRIS yang paling terbaik bagi perusahaan.
Berikut tips dari kami dalam memilih aplikasi Human Resource Information System:
Mempertimbangkan Skala Perusahaan
Saat menentukan aplikasi, sangat penting kamu mengetahui jumlah karyawan di perusahaan. Jika skala perusahaan masih kecil, maka hanya memerlukan HRIS dasar sebagai manajemen data karyawan, cuti, hingga penggajian.
Sedangkan apabila perusahaan yang kamu pimpin berskala besar, bisa gunakan aplikasi yang lebih kompleks. Misalnya penggunaan HR Analytics agar bisa menganalisa performa karyawan secara mudah.
Mengantisipasi Pertumbuhan Masa Depan
Dalam suatu perusahaan, tentu memiliki visi untuk bisa berkembang serta melakukan ekspansi. Dengan visi tersebut, maka pilih aplikasi HRIS yang bisa mengantisipasi pertumbuhan masa depan kelak.
Ketika aplikasi yang ditentukan sudah kuat serta mampu menangani banyak perkembangan, maka kamu tidak perlu susah payah mengganti sistem dalam waktu dekat.
Mengintegrasi Teknologi yang Ada
Semakin berkembangnya teknologi saat ini, sudah dipastikan banyak fitur baru yang tersedia. Dengan begitu, maka kamu bisa lakukan integrasi khusus yang bisa memakan waktu dan biaya lebih besar.
Pastikan pilih aplikasi yang menawarkan tim dukungan khusus serta proses integrasi yang jelas agar memudahkan transisi.
Cara Kerja HRIS
Secara umum, semua aplikasi HRIS yang ada punya cara kerja sistem sederhana. Bahkan mudah dipakai oleh orang awam. Dengan begitu, maka seorang HR tidak perlu memiliki keahlian khusus untuk menjalankan aplikasi.
Seperti yang sudah dijelaskan di awal tadi, bahwasanya HRIS merupakan software berbasis internet. Melalui hal ini, maka seluruh data karyawan bisa dikelola dan disimpan secara otomatis serta realtime dengan aman dalam satu sistem.
Kesimpulan
Human Resource Information System adalah suatu software berbasis aplikasi atau web yang membantu seorang HR dalam menangani sumber daya manusia di perusahaan. Ada banyak sekali contoh aplikasi yang digunakan, seperti UZIO, Sapling, dan EnterpriseAxis.
Untuk cara kerja dari HRIS sendiri sangatlah mudah. Sekalipun seorang yang tidak punya keahlian mengenai teknologi bisa mengoperasikan. Secara keseluruhan, software ini sangat membantu di semua tempat kerja.
