Iberian-Partners.com – Di dalam dunia kerja, seringkali perusahaan menghadapi situasi yang membutuhkan adanya pemotongan gaji karyawan. Nantinya tindakan tersebut harus dilengkapi dengan surat keterangan pemotongan gaji karyawan, sebagai contoh pada perusahaan manufaktur.
Pemotongan gaji karyawan bisa saja terjadi karena berbagai macam alasan, seperti adanya pengurangan jam kerja, penurunan performa dan lain sebagainya. Dalam kasus tersebut, perusahaan biasanya harus berkomunikasi dengan karyawan melalui surat keterangan pemotongan gaji.
Secara garis besarnya, surat keterangan pemotongan gaji merupakan salah satu contoh alat komunikasi yang penting dalam menjelaskan alasan, besaran hingga durasi kebijakan. Namun sayangnya, masih ada beberapa karyawan yang belum memahami surat keterangan tersebut secara detail.
Oleh karena itu, apabila di antara kalian ingin membuat surat keterangan pemotongan gaji karyawan, ada baiknya cari tahu terlebih dahulu beberapa contohnya. Nah, pada kesempatan kali ini kami akan memberikan contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan disertai rumus perhitungannya.
Seputar Surat Keterangan Pemotongan Gaji
Sebelum pembahasan poin utama mengenai contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan lebih lanjut, sebaiknya pahami terlebih dahulu sekilas pengertian ataupun definisinya. Sesuai namanya, surat keterangan pemotongan gaji adalah dokumen yang umumnya diberikan kepada karyawan sebagai pemberitahuan resmi mengenai pemotongan gaji.
Seperti halnya pengunduran diri, menang benar bahwa pemotongan gaji karyawan bisa dilakukan tanpa menggunakan surat resmi. Namun, penting untuk memberikan klarifikasi tertulis kepada para pegawai atau karyawan terkait alasan pemotongan gaji, besaran pemotongan hingga detail terkait prosesnya.
Hal tersebut tentunya perlu dilakukan agar bisa menghindari kebingungan, ketidakpastian ataupun masalah lebih lanjut di masa mendatang. Jadi, surat keterangan pemotongan gaji karyawan merupakan langkah transparan dan etis untuk mengomunikasikan pemotongan gaji kepada karyawan.
Aturan Pemotongan Gaji Karyawan
Ketika hendak mencari tahu contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan, tentunya kalian juga harus mengetahui aturannya. Perlu diketahui, sebenarnya aturan pemotongan gaji karyawan telah diatur dalam Pasal 63 Peraturan Pemerintah terkait Pengupahan.
Dimana peraturan tersebut menerangkan bahwa pengusaha diperbolehkan untuk melakukan pemotongan upah pekerja atau gaji karyawan dengan ketentuan khusus. Agar lebih jelasnya, berikut adalah aturan pemotongan gaji karyawan.
- Untuk pembayaran denda, ganti rugi atau uang muka upah dilakukan sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP) ataupun peraturan kerja bersama (PKB).
- Untuk sewa rumah, sewa barang milik perusahaan, utang atau cicilan utang pekerja harus dilakukan berdasarkan kesepakatan tertulis ataupun perjanjian tertulis.
- Untuk kelebihan pembayaran upah atau gaji dilakukan tanpa persetujuan pekerja maupun karyawan.
Di dalam peraturan tersebut juga menerangkan bahwa jumlah pemotongan gaji karyawan yang diperbolehkan adalah maksimal 50% dari setiap pembayaran upah. Adanya peraturan tersebut tentunya harus dipatuhi oleh semua jenis ataupun bidang industri perusahaan tempat karyawan bekerja.
Jenis Pemotongan Gaji Karyawan
Mungkin kalian bertanya-tanya apakah pemotongan gaji karyawan boleh dilakukan atau tidak. Mengacu pada peraturan di atas, setiap pengusaha berhak melakukan pemotongan gaji karyawan untuk pembayaran denda, ganti rugi ataupun uang muka upah asalkan sesuai dengan perjanjian kerja, PP atau PKB.
Nah, di dalam contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan nantinya terdapat beberapa keterangan yang menjelaskan jenis pemotongan, besaran nominal dan informasi penting lainnya. Sebagai bahan gambaran, berikut akan kami berikan beberapa jenis pemotongan gaji karyawan di suatu perusahaan.
1. Pemotongan Gaji Absensi
Setiap perusahaan berhak memotong gaji apabila karyawan tidak hadir, tidak masuk kerja atau tidak menjalankan pekerjaannya. Istilah pemotongan gaji karyawan ini sebenarnya merujuk pada tidak dibayarkannya upah selama karyawan tidak bekerja.
Dengan kata lain, pemotongan gaji tidak bermakna mengurangi gaji, melainkan pihak perusahaan membayarkan upah sesuai hak yang seharusnya diterima oleh karyawan. Di bawah ini adalah beberapa contoh jenis pemotongan gaji terkait ketidakhadiran karyawan.
- Cuti di luar tanggungan atau cuti tidak berbayar (unpaid leave).
- Bolos kerja, mangkir atau tidak hadir tanpa keterangan jelas.
2. Pemotongan Gaji Karena Sakit
Salah satu alasan ketidakhadiran karyawan paling umum terjadi adalah sakit. Meskipun begitu, apakah perusahaan boleh memotong gaji karyawan tidak hadir atau tidak masuk kerja karena sakit? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya pahami ketentuan UU Ketenagakerjaan Pasal 93 Ayat 2.
Di dalam UU tersebut diterangkan bahwa terdapat sejumlah izin tidak masuk kerja yang tetap wajib dibayarkan upah maupun gajinya. Agar lebih jelasnya, langsung saja perhatikan baik-baik beberapa kategori terkait jenis izin yang wajib dibayarkan upah maupun gajinya berikut ini.
- Sakit serta tidak bisa melakukan pekerjaan.
- Saat pada hari pertama serta kedua masa haid.
- Menikah, menikahkan anak, membaptiskan anak, istri melahirkan atau keguguran kandungan, suami/istri/anak/menantu/orang tua/mertua/anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia.
- Sedang menjalankan kewajiban terhadap negara.
- Menjalankan ibadah sesuai agama.
- Menjalankan hak istirahat.
- Menjalankan tugas serikat pekerja atas persetujuan pengusaha.
- Melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan.
3. Pemotongan Gaji untuk Hal Lain
Di dalam contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan juga terdapat beberapa alasan untuk hal-hal lainnya. Di dalam Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021 Pasal 63 menjelaskan bahwa terdapat beberapa jenis pemotongan gaji untuk beberapa hal, di antaranya yaitu sebagai berikut.
- Denda.
- Ganti rugi.
- Uang muka upah.
- Sewa rumah atau sewa barang milik perusahaan.
- Utang atau cicilan utang karyawan.
- Kelebihan pembayaran upah.
Contoh Surat Keterangan Pemotongan Gaji Karyawan
Setelah memahami sekilas pengertian, aturan hingga jenis surat keterangan pemotongan gaji karyawan, selanjutnya tinggal mencari tahu beberapa contoh dokumennya. Secara garis besarnya, contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan nantinya akan dibedakan berdasarkan beberapa hal.
Salah satu hal yang membedakan antara beberapa contoh surat keterangan pemotongan gaji yaitu jenis karyawan di sebuah perusahaan. Daripada penasaran, langsung saja perhatikan baik-baik daftar contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan di bawah ini.
1. Surat Keterangan Pemotongan Gaji Karyawan Perusahaan
| Surat Keterangan Pemotongan Gaji [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan] [Tanggal] Kepada, [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] [Alamat Karyawan] Dengan hormat, Bersama surat ini, kami bermaksud untuk memberikan keterangan mengenai pemotongan gaji yang dilakukan terhadap karyawan yang bersangkutan. Pemotongan ini dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan alasan yang telah dijelaskan sebagai berikut: Periode Pemotongan Gaji: Pemotongan gaji dilakukan mulai tanggal [tanggal] hingga [tanggal]. Alasan Pemotongan Gaji: Pemotongan gaji ini dilakukan karena [sebutkan alasan pemotongan, misalnya: keterlambatan dalam pengumpulan laporan, pelanggaran disiplin, atau alasan lain yang relevan]. Jumlah Pemotongan: Jumlah pemotongan gaji sebesar [jumlah pemotongan] atau [persentase pemotongan] dari gaji bulanan karyawan. Tindakan yang Dapat Diambil: Untuk menghindari pemotongan gaji di masa mendatang, kami mendorong karyawan untuk [sebutkan tindakan perbaikan atau langkah-langkah yang perlu diambil oleh karyawan]. Informasi Tambahan: Untuk informasi lebih lanjut atau klarifikasi mengenai pemotongan gaji ini, karyawan dapat menghubungi [nama dan jabatan staf yang berwenang] di [nomor telepon] atau [email]. Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya untuk menjadi acuan dan transparansi terkait dengan pemotongan gaji yang telah dilakukan. Kami berharap karyawan dapat memahami dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang mendasari pemotongan ini. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, [Tanda tangan] [Nama dan Jabatan Penandatangan] [Perusahaan] |
2. Surat Keterangan Pemotongan Gaji PNS
| Surat Keterangan Pemotongan Gaji PNS [Alamat Perusahaan] [Tanggal] Kepada Yth, [Kepala Dinas/Instansi Pemerintah] [Nama Dinas/Instansi Pemerintah] [Alamat Dinas/Instansi Pemerintah] Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya perubahan dalam penggajian karyawan, kami bermaksud memberikan keterangan pemotongan gaji karyawan PNS yang bersangkutan sebagai berikut: Nama Karyawan: [Nama lengkap karyawan] NIP: [Nomor Induk Pegawai] Pangkat/Golongan: [Pangkat/Golongan] Jabatan: [Jabatan] Unit Kerja: [Unit Kerja/Bagian] Periode Pemotongan: [Periode pemotongan gaji] Pemotongan gaji ini dilakukan karena [jelaskan alasan pemotongan gaji, misalnya keterlambatan masuk kerja, pelanggaran disiplin, atau alasan lain sesuai kebijakan perusahaan/dinas/instansi]. Rincian Pemotongan Gaji: Potongan Pinjaman Karyawan: [Nominal] Potongan Asuransi Kesehatan: [Nominal] Potongan Dana Pensiun: [Nominal] Potongan Pajak Penghasilan: [Nominal] Potongan Lain-lain (jika ada): [Nominal] Total Pemotongan: [Total besaran pemotongan] Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, [Tanda Tangan] [Nama Pejabat/Penanggung Jawab] [Jabatan] [Nama Instansi/Perusahaan] [Alamat Instansi/Perusahaan] [Nomor Telepon] [Email] |
3. Surat Keterangan Pemotongan Gaji Karyawan Bank
| Surat Keterangan Pemotongan Gaji Karyawan Bank [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan] [Tanggal] Kepada, [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] [Alamat Karyawan] Subjek: Surat Keterangan Pemotongan Gaji Karyawan Dengan hormat, Sesuai dengan permintaan Bank [Bank Name], kami bermaksud untuk memberikan Surat Keterangan Pemotongan Gaji Karyawan sebagai bukti pemotongan gaji yang dilakukan terhadap karyawan kami. Berikut adalah rincian pemotongan gaji untuk karyawan yang bersangkutan Nama Karyawan: [Nama Karyawan] Nomor Induk Karyawan: [Nomor Induk Karyawan] Departemen/Bagian: [Departemen/Bagian] Jabatan: [Jabatan] Periode Pemotongan: [Tanggal Awal] hingga [Tanggal Akhir] Rincian Pemotongan Gaji: Potongan Pinjaman Karyawan: [Nominal] Potongan Asuransi Kesehatan: [Nominal] Potongan Dana Pensiun: [Nominal] Potongan Pajak Penghasilan: [Nominal] Potongan Lain-lain (jika ada): [Nominal] Total Pemotongan: [Total Nominal] Pemotongan ini dilakukan sesuai dengan peraturan internal perusahaan dan perjanjian yang telah disepakati antara karyawan dan perusahaan. Kami menyatakan bahwa pemotongan gaji ini dilakukan secara sah dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, [Tanda tangan] [Nama dan Jabatan Penandatangan] [Perusahaan] |
4. Surat Keterangan Permohonan Pemberhentian Gaji
| Surat Keterangan Permohonan Pemberhentian Gaji [Nama Anda] [Alamat Anda] [Kota, Provinsi, Kode Pos] [Alamat Email] [Nomor Telepon] [Tanggal] [Nama Penerima] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Kota, Provinsi, Kode Pos] Perihal: Permohonan Pemberhentian Pembayaran Gaji Yth. [Nama Penerima], Saya, [Nama Anda], dengan ini mengajukan permohonan pemberhentian sementara pembayaran gaji saya yang biasanya ditransfer ke rekening bank saya. Saat ini, saya sedang menghadapi situasi khusus yang membutuhkan perhatian penuh saya. Oleh karena itu, saya ingin memohon agar gaji saya untuk periode [tanggal awal] hingga [tanggal akhir] dihentikan sementara. Saya menyadari bahwa hal ini akan berdampak pada pembayaran gaji saya selama periode tersebut dan bersedia untuk menyelesaikan kewajiban ini secepat mungkin setelah situasi saya memungkinkan. Saya sangat menghargai kerjasama dan pengertian dari pihak perusahaan terkait permohonan ini. Saya siap untuk memberikan informasi tambahan atau dokumen yang diperlukan untuk memproses permohonan ini dengan cepat dan efisien. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu dalam hal ini. Saya berharap situasi saya dapat segera diatasi, dan saya berkomitmen untuk kembali memberikan kinerja terbaik setelah melewati tantangan ini. Hormat saya, [Nama Anda] |
5. Surat Keterangan Pernyataan Pemotongan Gaji Karyawan
| Surat Keterangan Pernyataan Pemotongan Gaji Karyawan [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Tanggal] [Kepada Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] [Alamat Karyawan] Perihal: Pemberitahuan Pemotongan Gaji Dengan hormat, Sehubungan dengan [alasan pemotongan gaji, misalnya: kondisi keuangan perusahaan yang sulit akibat dampak pandemi COVID-19], kami dari [Nama Perusahaan] memberikan pemberitahuan mengenai pemotongan gaji untuk karyawan. Setelah melakukan evaluasi dan pertimbangan yang matang, kami dihadapkan pada keputusan sulit untuk melakukan pemotongan gaji sebagai salah satu langkah yang perlu diambil demi keberlanjutan perusahaan. Pemotongan gaji ini akan berlaku efektif mulai [tanggal] dan akan dievaluasi secara berkala sesuai dengan perkembangan kondisi perusahaan. Berikut adalah rincian pemotongan gaji untuk Anda: Nama Karyawan: [Nama Karyawan] Jabatan: [Jabatan Karyawan] Gaji Sebelum Pemotongan: [Gaji Sebelumnya] Persentase Pemotongan: [Persentase Pemotongan] Gaji Setelah Pemotongan: [Gaji Setelah Pemotongan] Pemotongan gaji ini akan berlangsung hingga ada perubahan kebijakan perusahaan atau perbaikan kondisi keuangan yang memungkinkan pengembalian gaji ke tingkat sebelumnya. Kami memahami bahwa situasi ini dapat menimbulkan ketidaknyamanan, dan kami berkomitmen untuk memberikan dukungan dan transparansi selama periode ini. Kami juga membuka pintu untuk berdiskusi dan memberikan klarifikasi lebih lanjut mengenai langkah-langkah yang diambil perusahaan. Atas pengertian dan kerjasama Anda dalam menghadapi situasi ini, kami mengucapkan terima kasih. Kami yakin dengan kerjasama dan dedikasi dari seluruh karyawan, kita dapat melewati masa sulit ini bersama-sama. Hormat kami, [Tanda Tangan] [Nama dan Jabatan Penandatangan] [Nama Perusahaan] |
6. Surat Keterangan Pengurangan Gaji Karyawan
| Surat Keterangan Pengurangan Gaji Karyawan [Logo Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Tanggal] [Kepada Nama Karyawan] [Alamat Karyawan] Perihal: Surat Keterangan Pengurangan Gaji Dengan hormat, Sehubungan dengan kondisi ekonomi yang sedang mengalami tantangan saat ini, perusahaan kami merasa perlu untuk mengambil tindakan yang diperlukan demi kelangsungan operasional dan stabilitas keuangan perusahaan. Setelah melakukan evaluasi secara menyeluruh, kami memutuskan untuk melakukan pengurangan gaji untuk jangka waktu sementara, dimulai dari [tanggal mulai] sampai dengan [tanggal berakhir]. Pengurangan gaji ini akan mempengaruhi seluruh karyawan di perusahaan, termasuk Anda. Berikut adalah detail pengurangan gaji yang akan diterapkan: Nama Karyawan: [Nama Karyawan] Jabatan: [Jabatan] Gaji Sebelum Pengurangan: [Gaji Sebelum Pengurangan] Persentase Pengurangan: [Persentase Pengurangan] Gaji Setelah Pengurangan: [Gaji Setelah Pengurangan] Kami memahami bahwa pengurangan gaji ini mungkin menimbulkan ketidaknyamanan, namun, kami berharap Anda dapat memahami bahwa tindakan ini diambil untuk menjaga keberlanjutan perusahaan dan pekerjaan semua karyawan. Selama periode ini, kami berkomitmen untuk terus memantau situasi ekonomi dan akan melakukan evaluasi ulang setelah periode pengurangan gaji berakhir. Kami juga berjanji untuk memberikan update secara berkala tentang perkembangan dan keputusan perusahaan terkait hal ini. Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya untuk menjadi informasi yang sah dan transparan terkait kebijakan pengurangan gaji yang diterapkan oleh perusahaan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, [Nama dan Tanda Tangan Pimpinan Perusahaan] [Pangkat Pimpinan Perusahaan] [Nama Perusahaan] |
7. Surat Keterangan Pemotongan Gaji untuk Bayar Hutang
| SURAT KETERANGAN PEMOTONGAN GAJI UNTUK PEMBAYARAN HUTANG [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Tanggal] Kepada, [Penerima Hutang] [Alamat Penerima Hutang] Dengan hormat, Bersama surat ini, kami dari [Nama Perusahaan] memberikan keterangan terkait pemotongan gaji karyawan kami, [Nama Karyawan], dengan tujuan untuk membayar hutang kepada Anda. Pemotongan ini dilakukan atas persetujuan karyawan dan telah dijelaskan sebagai berikut: Identitas Karyawan: Nama Karyawan: [Nama Karyawan] Nomor Karyawan: [Nomor Karyawan] Jabatan: [Jabatan] Periode Pemotongan Gaji: Pemotongan gaji ini dilakukan mulai tanggal [tanggal] hingga [tanggal]. Alasan Pemotongan Gaji: Pemotongan gaji ini dilakukan untuk membayar hutang kepada Anda sesuai kesepakatan yang telah dibuat. Karyawan bersangkutan telah memberikan persetujuan secara sukarela untuk melakukan pemotongan ini. Jumlah Pemotongan: Jumlah pemotongan gaji sebesar [jumlah pemotongan] atau [persentase pemotongan] dari gaji bulanan karyawan. Rincian Hutang: Rincian hutang yang akan dilunasi melalui pemotongan gaji ini adalah sebagai berikut: [Jenis Hutang]: [Jumlah Hutang] [Jenis Hutang]: [Jumlah Hutang] [Jenis Hutang]: [Jumlah Hutang] Keterangan Tambahan: Karyawan bersangkutan telah mengetahui dan menyetujui pemotongan ini untuk membayar hutang kepada Anda. Kami memastikan bahwa proses pemotongan ini dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Demikian surat keterangan ini kami sampaikan sebagai bentuk transparansi dan konfirmasi pembayaran hutang melalui pemotongan gaji. Kami berharap agar Anda dapat memahami dan menerima pembayaran ini dengan baik. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, [Tanda tangan] [Nama dan Jabatan Penandatangan] [Nama Perusahaan] |
Rumus Perhitungan Pemotongan Gaji Karyawan
Di atas sudah dijelaskan secara lengkap mengenai contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan disertai sekilas pengertian, aturan hingga jenis-jenisnya. Sebagai informasi tambahan, sebenarnya terdapat beberapa rumus yang bisa digunakan untuk menghitung besaran pemotongan gaji karyawan.
Salah satu cara perhitungan pemotongan gaji karyawan paling mudah dilakukan adalah menggunakan rumus prorata. Dimana contoh rumus pemotongan gaji karyawan tersebut nantinya menggunakan hari kerja sebulan sebagai dasar perhitungannya. Berikut adalah rumus pemotongan gaji karyawan prorata.
Pemotongan Gaji = Hari Absen ÷ Hari Kerja Sebulan x Gaji Sebulan
Sebagai contoh, gaji seorang karyawan di sebuah perusahaan adalah Rp 5.000.000 dengan jumlah hari kerja selama sebulan sebanyak 25 hari. Selama sebulan, karyawan tidak masuk kerja selama 5 hari dengan alasan sakit. Akan tetapi, surat keterangan dokter hanya memberikan izin istirahat selama 2 hari.
Melalui data tersebut, kelebihan 3 hari tidak dihitung sebagai izin sakit sehingga perusahaan diperbolehkan untuk memotong upah ataupun gaji karyawan. Agar lebih jelasnya, langsung saja perhatikan baik-baik perhitungan pemotongan gaji karyawan di bawah ini.
- Pemotongan gaji 3 hari = 3 ÷ 23 x Rp 5.000.000.
- Pemotongan gaji 3 hari = Rp 600.000.
Dari data perhitungan di atas, maka karyawan yang tidak masuk 3 hari tanpa keterangan akan mendapatkan pemotongan gaji sebesar Rp 600.000.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat keterangan pemotongan gaji karyawan akan dibedakan berdasarkan jenis pemotongan, skala perusahaan dan lain sebagainya. Sementara perhitungan pemotongan gaji karyawan juga nantinya haru sesuai dengan Peraturan Pemerintah terkait Pengupahan.
Itulah sekiranya penjelasan dari Iberian-Partners.com seputar contoh surat keterangan pemotongan gaji karyawan untuk semua industri perusahaan dilengkapi aturan, jenis hingga rumus perhitungannya. Semoga informasi di atas dapat dijadikan sebagai bahan gambaran ketika ingin menerbitkan surat keterangan pemotongan gaji karyawan.
Editor: Ari
