Iberian-Partners.com – Di dalam Perusahaan, tentu ada banyak sekali dokumen atau file yang sifat penting dan rahasia. Filling Dokumen adalah cara aman untuk menyimpan berkas-berkas tersebut.
Bagi para Staff Administrasi, Tax Staff maupun jabatan lainnya yang bertugas mengelola berkas, wajib tahu sistem penyimpanan ini. Tujuan dibuatnya artikel ini adalah menjelaskan secara detail mengenai pengertian, contoh hingga cara kerja dari Filling Dokumen.
Selain itu pada Filling Dokumen juga terbagi menjadi beberapa bagian dimana setiap bagian memiliki fungsinya masing-masing. Sebagai karyawan yang bertugas mengelola file dokumen, kamu wajib tahu pengertian dari setiap bagian tersebut.
Dengan adanya penyimpanan Filling Dokumen nantinya semua file Perusahaan dapat tersimpan dengan rapi. Baiklah, tanpa perlu berlama-lama lagi, simak penjelasan lengkap terkait pengertian, contoh hingga manfaat dari Filling Dokumen berikut ini.
Filling Dokumen Adalah
Seperti kami sebutkan di atas bahwa file atau berkas Perusahaan pastinya bersifat penting dan harus dijaga kerahasiaannya. Selain itu, file-file tersebut juga perlu dikelola secara rapi dan tertata.
Nah, bicara mengenai pengelolaan berkas Perusahaan, pernahkah kamu mendengar istilah Filling Dokumen? Banyak yang belum tahu kalau Filling Dokumen adalah cara jitu dalam mengelola file Perusahaan.
Sebelum kami jelaskan lebih lanjut, terlebih dahulu kami ingin menjelaskan pengertian dari Filling Dokumen itu sendiri. Jadi, Filling Dokumen adalah sistem penyimpanan file Perusahaan yang dilakukan oleh Staff Payroll, Purchasing Staff maupun Staff lainnya yang bertugas mengurus dokumen Perusahaan.
Dengan begitu, semua file bisa tersimpan dengan rapi di dalam satu tempat maupun folder. Nantinya juga dilakukan pembagian folder berdasarkan abjad, tanggal pemberkasan atau lainnya.
Dalam hal pengarsipan, Filling Dokumen terbagi menjadi 2 (dua), yaitu Filling System dan Filling Cabinet. Adapun pengertian dari masing-masing Filling Dokumen tersebut adalah:
Filling System
Filling System adalah proses penyimpanan berkas atau dokumen Perusahaan secara tertata. Dengan begitu, ketika berkas-berkas tersebut dibutuhkan di kemudian hari, Staff bisa menemukannya dengan mudah.
Filling Cabinet
Sedangkan Filling Cabinet adalah tempat berupa Lemari Baja yang fungsinya untuk menaruh berkas-berkas Perusahaan alias tempat Filling Dokumen. Pada Filling Cabinet biasanya tertera Tahun, Bulan atau Abjad untuk memudahkan Staff dalam menyortir berkas.
Pada intinya Filling System dan Filling Cabinet adalah 2 hal yang saling berkaitan. Staff tidak bisa mengelola file jika tidak ada Lemari, begitu juga sebaliknya.
Disamping itu, pengarsipan atau penyimpanan dokumen sebenarnya bisa dilakukan secara lebih praktis, yaitu menggunakan folder-folder di dalam komputer. Tapi cara ini tentu hanya berlaku jika berkas atau dokumen yang disimpan dalam bentuk file Digital.
Sedangkan Perusahaan, biasanya memiliki banyak berkas dalam bentuk fisik, seperti dokumen keuangan, berkas berisi data karyawan, surat dan lain sebagainya. Dengan begitu, pengarsipan berkas tetap membutuhkan Lemari atau Cabinet.
Jadi, secara umum istilah diatas adalah proses pengarsipan atau penyimpan berkas. Tapi ada pengertian Filling menurut para ahli yang perlu kamu ketahui, diantaranya:
- Ig Wursanto
Filling adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
- Sedarmayanti
Filling atau Arsip dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
Arsip Dinamis adalah Arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara
Sedangkan Arsip Statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
- Menurut UU Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Arsip
Pengarsipan adalah:
Naskah yang dibuat dana diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta ataupun Perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Bagian Dalam Kegiatan Filling Cabinet
Setelah menyimak pengertian dari pengarsipan dokumen, sekarang mari kita lanjut ke bagian-bagian dalam kegiatan tersebut. Jadi, pada proses pengarsipan file atau berkas Perusahaan, kamu perlu memahami setiap bagian berikut ini:
1. Lemari / Cabinet
Lemari atau Cabinet adalah tempat kamu menyimpan file atau berkas Perusahaan. Seperti kami sebutkan di atas bahwa, demi keamanan tempat ini terbuat dari material Baja.
2. Berkas
Berkas adalah dokumen atau file yang akan diarsipkan ke dalam Filling Cabinet. Dalam mengelola berkas, kamu perlu menyortir nama, tanggal dan lain sebagainya.
3. Agenda
Agenda adalah bagian terpenting dalam pengarsipan, saat hendak menyimpan dokumen kamu perlu mencatat di Agenda supaya nantinya lebih mudah dalam mencari dokumen di Filling Cabinet.
Tujuan Filling Dokumen
Sampai disini kamu sudah tahu pengertian Filling menurut para ahli hingga bagian-bagian dalam kegiatan pengarsipan dokumen. Selanjutnya kami ingin menjelaskan apa saja tujuan dari kegiatan tersebut, diantaranya:
1. Mengelola Berkas
Cara ini dilakukan dengan tujuan agar berkas bisa dikelola secara lebih rapi dalam suatu tempat. Dengan begitu tidak ada lagi berkas hilang atau lupa menaruh dimana.
2. Mempermudah Pencarian
Selain itu, dengan kegiatan pengarsipan juga bakal mempermudah pencarian dokumen. Contoh, kamu hendak mencari dokumen keuangan tahun lalu untuk dilakukan pengecekkan karena adanya miss atau semacamnya.
Maka dokumen tersebut bisa ditemukan dengan mudah di dalam Lemari atau tempat Filling Dokumen lainnya. Sebelumnya pada proses pengarsipan, setiap dokumen sudah dikelompokkan berdasarkan Abjad, tanggal, nama, jenis dan lain-lain.
3. Memudahkan Pembuatan Laporan
Pengarsipan berkas juga dilakukan dengan tujuan untuk memudahkan proses pembuatan laporan di kemudian hari yang membutuhkan berkas atau file terdahulu.
Contoh Pengarsipan Dokumen
Sampai disini, apakah kamu sudah paham tentang cara kerja dari pengarsipan di atas? Jika belum, berikut akan kami berikan contoh Filling Dokumen, mulai dari menyiapkan berkas, mencatat di buku Agenda hingga menyimpan nya di tempat Filling Cabinet:
1. Siapkan dokumen
Pertama-tama siapkan dokumen yang ingin disimpan
2. Catat di buku Agenda
Selanjutnya catat tanggal dokumen di buku Agenda. Lalu catat juga tanggal di dokumen yang mau di simpan
3. Pilih Penyimpanan di Filling Cabinet
Jika sudah, sekarang buka salah satu pintu Lemari penyimpanan (bisa sesuai Tahun, Bulan, Minggu). Didalamnya Cabinet biasanya sudah terdapat daftar berkas sesuai tanggal / bulan. Silahkan taruh dokumen sesuai kode yang sudah tercatat di Agenda.
Sekarang dokumen atau berkas tersebut sudah tersimpan di dalam Lemari Penyimpanan. Nantinya kamu bisa membuka kembali berkas yang tersimpan di tempat tersebut sesuai tanggal agenda, sehingga lebih mudah dan cepat ditemukan.
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan dari Iberian-Partners.com mengenai pengertian Filling Dokumen secara umum dan menurut para ahli. Di atas kami juga menjelaskan apa saja tujuan, bagian dalam kegiatan pengarsipan hingga contoh pengarsipan dokumen di Filling Cabinet.
